നിരവധി നാശഷ്ടങ്ങളുണ്ടായെങ്കിലും കേരളത്തില്‍ പ്രളയം ബാക്കിയാക്കുന്ന് ഒരുപാട് പാഠങ്ങളാണ്. അതില്‍ ഒന്ന്, വിലപ്പെട്ട രേഖകള്‍ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കണം എന്നതിനെ പറ്റിയാണ്. ഇടുക്കി ഡാം തുറക്കുന്നതിന് മുന്നോടിയായി സര്‍ക്കാര്‍ പുറപ്പെടുവിച്ച നിര്‍ദേശത്തില്‍ പറഞ്ഞിരുന്നത് ആവശ്യമായ രേഖകളും സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകളും പ്ലാസ്റ്റിക് കവറിലാക്കി വീട് വിട്ട് ഇറങ്ങുമ്പോള്‍ കൈയില്‍ കരുതുക, അല്ലെങ്കില്‍ സുരക്ഷിതമായി എവിടെയെങ്കിലും വയ്ക്കുക എന്നാണ്. പക്ഷേ ഈ രീതി പ്രായോഗികമല്ലെന്ന് തെളിഞ്ഞു. റേഷന്‍ കാര്‍ഡ്, ആധാരം, എസ്.എസ്.എല്‍.സി-പ്ലസ്ടു സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ തുടങ്ങിയ വലുതും ചെറുതുമായ അനവധി രേഖകള്‍ പുനരുപയോഗം സാധ്യമല്ലാത്തവിധം വെള്ളപ്പൊക്കത്തില്‍ നശിച്ചിട്ടുണ്ട്.
ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുമ്പോള്‍ സ്വാഭാവികമായും സര്‍ക്കാര്‍ പുതിയ രേഖകള്‍ അനുവദിക്കുകയാണ് പതിവ്. എന്നാല്‍ പ്രളയം വീടുകളില്‍ മാത്രം ഒതുങ്ങി നില്‍ക്കുന്നതല്ലല്ലോ? സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളിലും വെള്ളം കയറി. കാലടി പഞ്ചായത്തിലെ 70 ശതമാനത്തിലേറെ രേഖകള്‍ വീണ്ടെടുക്കാനാവാത്തവിധം നശിച്ചുപോയി എന്ന് അധികൃതര്‍ പറഞ്ഞിരുന്നു. കാലടി ഉദാഹരണം മാത്രം. ചുരുക്കി പറഞ്ഞാല്‍ ജനങ്ങള്‍ക്ക് രേഖകള്‍ വീണ്ടും നല്‍കേണ്ട സ്ഥാപനങ്ങളിലെ രേഖകള്‍ എല്ലാം നഷ്ടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. കമ്പ്യൂട്ടര്‍ വല്‍ക്കരണം ഭാഗികമായി മാത്രം നടന്നിട്ടുള്ളതിനാല്‍ അവ വീണ്ടെടുക്കുന്നത് ശ്രമകരമായ ജോലിയാണ്.
ഇത് വിരല്‍ ചൂണ്ടുന്നത് പരമ്പരാഗതമായി നാം തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന രേഖകള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതിയില്‍ മാറ്റം വേണം എന്നതിലേക്കാണ്. സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ വല്‍ക്കരണം സമ്പൂര്‍ണമായും നടപ്പിലാക്കണം. ഇനി മുതല്‍ ഫയലുകളും, അപേക്ഷകളും, മറ്റ് രേഖകളും എല്ലാം അത്തരത്തില്‍ സൂക്ഷിക്കപ്പെടണം. മോട്ടോര്‍ വാഹന വകുപ്പിനെ ഇക്കാര്യത്തില്‍ മാതൃകയാക്കാവുന്നതാണ്.
ഇനി വ്യക്തികളുടെ കാര്യത്തിലേക്ക് വന്നാല്‍, വാഹന സംബന്ധമായ രേഖകള്‍ ഒരു മൊബൈല്‍ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ വഴി സൂക്ഷിക്കാം എന്ന സൗകര്യം ഈ അടുത്തിടയ്ക്ക് അവതരിപ്പിച്ചിരുന്നു. ഈ മാതൃകയില്‍ ഒരു കുംടുംബത്തിനെ അല്ലെങ്കില്‍ വ്യക്തിയെ സംബന്ധിച്ച എല്ലാ രേഖകളും ഇതു സൂക്ഷിക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഉണ്ടാകണം. ഗൂഗിള്‍ ഡ്രൈവ് സംവിധാനം വന്നതിന് ശേഷം, ഫോണ്‍ നഷ്ടപ്പെടുകയോ കേടാവുകയോ ഒക്കെ ചെയ്താല്‍ അതിലുണ്ടായിരുന്ന കോണ്ടാക്റ്റുകളും മറ്റ് ഡാറ്റകളും വീണ്ടെടുക്കാനുള്ള സൗകര്യം ഉപയോക്താക്കള്‍ക്കുണ്ട്. ഇതുപോലെ തന്നെ, എന്നാല്‍ കൂടുതല്‍ സുരക്ഷിതമായി രേഖകള്‍ സോഫ്റ്റ് കോപ്പികളായി സൂക്ഷിനുള്ള സംവിധാനം സര്‍ക്കാര്‍ ഒരുക്കണം. പല വികസിത രാജ്യങ്ങളിലും ഈ രീതി തുടരുന്നുണ്ട്.
